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議事録について

一般社団法人の設立と議事録について

一般社団法人は設立時に2名以上の社員が必要です。彼ら社員によって定款が作成され、その定款が法律上認められることで一般社団法人は設立されるのですが、設立後も一般社団法人は社員によってその団体の運営管理がなされるのです。

全社員で構成された社員総会は一般社団法人の最高意思決定機関としての役割を持っています。株式会社の株主総会と同じです。社員総会を設置しないことはできません。

毎事業年度終了後の定款で定められた時期に定時社員総会を、必要に応じて臨時社員総会を行ないます。

一般社団法人設立の際に理事会を設置するかどうかも決め、それによって必要な役員数なども変わってきますが、理事会が設置されている場合といない場合で社員総会の権限も変わってきます。理事会が設置されている場合には一般社団法人の具体的な運営の決定については理事会の権限となるので、一般法人方に規定された事項と定款で定めた事項のみ決議することになるのです。

社員総会を開いた場合、議事録を書く必要があります。議事録の書式・様式についての規定は特にありません。しかしながら一般社団法人に関する法律施行規定により、開催日時や場所、議事の経過と結果、出席した役員の名前、議長の名前、議事録の作成者などは記載することが決定されています。

役員とは理事や監事・会計監査人などのことで、理事会を設置している場合には設立時に選ばれているメンバーのことです。理事会の決議についての議事録の場合、出席した理事と監事は署名し、記名押印することが法律上義務付けられています。しかし社員総会においては理事等の署名・記名押印についての規定はありません。そのため原則としては署名等は要求されないのです。

ただ、商業登記規則では株主総会での議長と出席取締役の押印の決まりがあります。一般社団法人等の登記規則はその法を準用しているため社員総会の議事録についても議長や出席理事などの署名や記名押印は必要となります。それがないと登記ができなくなるのです。

出来上がった議事録は社員総会の日から10年間、その主たる事務所に備え付けておく必要があります。一般社団法人を構成する全社員による意思決定の場であり、大切なものなので、議事録もインターネットなどでひな形を調べてきちんとしたものを作成する必要があります。基本的には株主総会のものと同じような書き方です。「理事」の部分を「代表社員」に変えるなど修正すれば合同会社などでも使用できます。

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